Bom, um primeiro passo é termos em mente que planejamentos financeiros não são realizados com o intuito de adivinharmos o futuro. O planejamento financeiro é realizado pelas empresas com o objetivo de entender quais são os diferentes cenários em que a empresa pode se ver no futuro, mas principalmente como deve ser a sua estrutura financeira para cada um dos cenários.

Em outras palavras, as empresas conseguem antecipar as decisões estratégicas e transformar as premissas levantadas nas análises de cenários em metas operacionais para a equipe. Independente se as metas forem atingidas ou não, com o planejamento financeiro os empreendedores saberão quais serão as consequências desses resultados para o seu negócio e o que deve ser ajustado em cada situação para que não tenha prejuízos.

Para realizar um bom planejamento financeiro, podemos seguir as seguintes etapas:

1. A primeira parte para realizar um planejamento financeiro é levantar e analisar o histórico dos dados financeiros, ou seja, entender onde estávamos e onde estamos atualmente. O ideal é levantar um histórico de, no mínimo 2 anos para trás.

2. É importante classificar os lançamentos em categorias e centros de custos, pois dessa forma a análise passa a ser mais específica para cada segmento da empresa. (se você quiser saber mais sobre como criar as classificações, olhe no texto x no nosso blog)

3. A segunda parte é pensar e refletir quais são os objetivos financeiros da empresa de curto, médio e longo prazo. Comece de trás para frente, defina quanto você gostaria ter de lucro num cenário otimista, realista ou pessimista

4. A terceira etapa é a mais importante: de acordo com as 3 linhas de lucro que você imaginou, através de premissas, pense como deveria ser a estrutura da sua empresa para que você consiga atingir cada uma das linhas de lucro, ou seja, quantos funcionários deve ter, qual deve ser o custo com matéria-prima, equipamentos, aluguel entre outros. Separe todos esses custos também de acordo com a classificação de categoria e centro de custo

5. Na quarta etapa é necessário calcular a receita que a sua empresa deve ter para cobrir todos os custos levantados nos diferentes cenários e ainda ser suficiente para atingir o lucro sugerido no primeiro momento

6. Por fim, busque opiniões de pessoas de fora da empresa, que possam validar e criticar o planejamento e as suas premissas. Eles podem ver coisas que você, por estar tão dentro da operação, não perceba.

As empresas que conseguem seguir todos esses passos, criando os três cenários e as diferentes estruturas de custo e receita para cada um deles, passam a ter uma visão ampla sobre a empresa e conseguem tomar decisões mais rápidas e assertivas no dia-a-dia.

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Por conta dessa distância entre os níveis hierárquicos, os colaboradores não sabem ao certo o que os seus gestores esperam deles no dia-a-dia da empresa, quais são os comportamentos que eles mais valorizam e quais são aqueles que deveriam ser melhorados.

Um simples dinâmica de feedback, através da ferramenta de avaliação de desempenho, pode criar uma proximidade entre gestores e colaboradores e melhorar o canal de comunicação entre eles. Assim, os gestores conseguem explicar para a sua equipe o que esperam deles e o que precisam melhorar, ao mesmo tempo em que podem apontar os pontos positivos que observa de cada um.

O que é a avaliação de desempenho

A avaliação de desempenho é uma das ferramentas mais poderosas para melhorar a comunicação e o feedback dentro da empresa. Ela transforma uma análise subjetiva de comportamentos em medidas quantitativas que podem ser utilizadas no alinhamento de expectativas e na comparação entre os colaboradores. Ela também ajuda aos colaboradores entenderem o que a empresas e os gestores esperam deles em termos de comportamento.

É comum observarmos casos em que o gestor não está satisfeito com determinado comportamento de um funcionário, mas não existe um feedback formal em que o gestor possa passar a ele que esse comportamento é inadequado para a empresa e o que ele precisa melhorar. Como esse colaborador não sabe que o seu gestor está insatisfeito, não há motivos para que ele mude o seu comportamento e, portanto, a relação continua desgastada.

A avaliação é tão importante quanto o controle das metas quantitativas. Ela ajuda a melhorar o comportamento dos funcionários dentro da empresa, motiva os funcionários, exige uma disciplina dos gestores que precisam sair de sua zona de conforto, premia aqueles colaboradores com comportamentos adequados e que deveriam servir de exemplo para os outros.

Como fazer a avaliação

O primeiro passo para fazer a avaliação, é identificar e definir quais os principais comportamentos que os gestores esperam dos seus colaboradores no dia a dia da empresa. Não existe um número certo de comportamentos que precisam ser definidos, mas o ideal é que sejam de 10 a 20.

Depois de identificados esses comportamentos, é importante deixar todos escritos em um documento e, para cada um, buscar exemplos de ações que, na prática, estejam ligados a cada comportamento, para facilitar o entendimento da equipe

Um exemplo de comportamento que poderia ser exigido da equipe é: “tem foco e é produtivo”. E, na prática, algumas ações poderiam justificar um bom desempenho para esse comportamento, como por exemplo, realiza as tarefas num espaço de tempo ideal, não posterga as atividades, não se distrai com o celular, entre outros.

Para cada um desses comportamentos, os colaboradores fazem uma auto avaliação, atribuindo uma nota que varia de 1 a 4 (de acordo com a tabela abaixo), para o desempenho que acredita ter em relação aquele comportamento em específico. No segundo momento o gestor também atribui notas para o comportamento do colaborador, de acordo com o seu ponto de vista.

1- Abaixo das expectativas, precisa de acompanhamento com urgência
2- Atende as expectativas, mas ainda precisa acompanhamento
3- Atende as expectativas e não precisa de acompanhamento
4- Supera as expectativas é um refêrencia

Em uma reunião específica e destinada para tal, o gestor apresenta as notas que deu para os colaboradores, explicando qual nota foi atribuída para cada comportamento e quais os motivos dele ter dado aquela nota. Dessa forma os colaboradores poderão comparar as notas da sua auto avaliação com as notas recebidas pelos gestores, e assim, entender se possui um bom comportamento na visão dele ou se precisa melhorar em algum aspecto.

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Portanto, você como empreendedor deve estar atento para criar um formato de remuneração eficiente e justo.

Entenda como fazer na prática:

1. Respeite a hierarquia da empresa: colaboradores de níveis inferiores não devem ganhar mais do que os seus superiores. Os pares definidos pelo organograma não podem ter uma remuneração tão discrepante. O sentimento de injustiça e desvalorização do funcionário é um dos principais motivos para o pedido de demissão

2. A remuneração ideal deve ser composta por 3 itens: salário fixo, remuneração variável baseada no atingimento de metas quantitativas e remuneração variável no atingimento de metas qualitativas de acordo com a avaliação de comportamento dos funcionários (entenda a importância e como fazer uma avaliação de desempenho adequada em nosso próximo blog)

3. Atenção com a proporção desses 3 itens como pacote de remuneração: ela deve ser definida de acordo com o impacto direto que a função exercida pelo colaborador tem no resultado financeiro da empresa, ou seja, a equipe de venda, responsável direto pelo faturamento da empresa deve ter uma remuneração com maior foco em metas quantitativas, enquanto colaboradores ligados ao financeiro ou ao atendimento de clientes, podem ter metas qualitativas com maior importância.

4. Procure saber como é a remuneração dos seus concorrentes diretos: você está na média do mercado? Lembre-se que o salário, de acordo com a teoria dos dois fatores de Herzberg, não é um fator motivacional, mas sim desmotivacional! Ou seja, se você estiver muito abaixo da média, eventualmente o seu colaborador ficará insatisfeito e buscará emprego em outra empresa

5. E não se esqueça, procure dar um aumento esporádico para os melhores colaboradores, baseado no mérito! Apesar de parecer óbvio, essa tarefa é muitas vezes esquecida pelos gestores, quando estão sobrecarregados com tarefas operacionais do dia a dia.

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Entenda como fazer na prática:

1.Organize suas finanças pessoais:

Para alguns empreendedores, a desorganização financeira pessoal gera desorganização financeira no negócio. Estipular uma meta precisa para seus gastos pessoais, fará com que seu pró-labore (salário do empresário) seja projetável e este é o primeiro passo para a organização financeira. Os gastos pessoais e os gastos da empresa em pequenos negócios são interligados e a desorganização de um pode afetar o outro.

Portanto, controle seus gastos pessoais para controlar os gastos da empresa. Atualmente, muitos aplicativos podem ajudar nesta organização e talvez, também te ajude a evitar muitos gastos desnecessários. Confira em nosso blog o artigo com 5 aplicativos sobre finanças pessoais.

2. Separe suas contas PJ e PF

Alguns empresários no inicio do negócio não se atentam quanto a importância da separação da conta de pessoa física e de pessoa jurídica. Misturar essas duas contas tornará o controle financeiro da sua empresa ainda mais difícil. Em muitos casos é o inicio de uma grande confusão financeira, além de gerar riscos fiscais e prejuízos financeiros.

3.Defina ferramentas adequadas:

A escolha de uma bora ferramenta para gestão das finanças é essencial. Tenha uma ferramenta adequada e segura para o controle dos pagamentos e recebimentos. Atualmente existem diversos softwares que permite seu time financeiro controlar as finanças da empresa de maneira fácil, eficiente e segura.

4.Contabilize tudo:

Aqueles custos menores que parecem insignificantes e que em teoria não precisam ser controlados, como estacionamento, padaria e café, podem ser o muito mais relevantes do que você imagina. É fundamental que todos os pagamentos e recebimentos sejam contabilizados e classificados por centros de custo, desta forma, você saberá qual a área da sua empresa está ofendendo mais o seu lucro.

5.Crie uma rotina:

Criar hábitos e rotinas semanais pode contribuir muito para a seu controle financeiro. Garantir que a equipe financeira tenha uma rotina organizada e disciplinada é fundamental para que as outras áreas da empresa possam respeitar a programação do departamento. Dividir os dias da semana por tarefas, sabendo gerenciar melhor o tempo e as prioridades também farão com que seu time seja mais eficiente.

6. Cuidado com um ambiente barulhento:

A equipe financeira deve ser composta por pessoas organizadas, atenciosas e que precisam estar concentradas na maior parte do tempo para que o processo seja realizado de forma eficiente e com qualidade; qualquer erro dentro da área financeira pode representar uma perda de dinheiro significativa. Um ambiente de trabalho tumultuado e bagunçado pode influenciar na distração da equipe financeira, portanto é essencial ter um ambiente propicio que facilite a função

7. Faça projeções:

Entender os diferentes cenários em que a sua empresa pode estar no futuro e criar projeções financeiras pode te ajudar a se preparar para eventuais momentos críticos ou se antecipar em relação a possíveis investimentos. O objetivo de fazer projeções não é prever o futuro, mas sim estar capacitado e ter uma estratégia definida para cenários otimistas e pessimistas.

8.Cuidado com as despesas fixas:

A conta é simples: quanto mais despesa fixa a sua empresa tiver, maior vai ser o seu ponto de equilíbrio (break-even), ou seja, maior deve ser o seu faturamento para que você não tenha prejuízo. Portanto tome cuidado para assumir compromissos com pagamentos que possam aumentar a sua despesa fixa, principalmente aquelas que não geram valor para os seus clientes.

Nesse caso, você ficará ainda mais pressionado para aumentar o seu faturamento, o que pode aumentar o seu stress, preocupação e qualidade de vida.
Sempre que possível, busque opções variáveis de custo, que podem variar de acordo com a demanda; isso pode ajudar a sua empresa ter um resultado melhor nos cenários mais negativos

9.Fique de olho no caixa:

Uma das piores coisas para o empreendedor é não ter dinheiro em caixa para pagar suas contas no curto prazo. Não ter dinheiro implica em pegar empréstimos em bancos, com taxas de juros altíssimas, deixar de pagar contas (que também geram juros altos), entre outras alternativas, que no fim das contas geram dor de cabeça e perda de dinheiro.

Portanto, acompanhar o fluxo de caixa é uma das principais tarefas de todos os gestores. Se você tiver as projeções de todas as entradas e saídas para os próximos dias (ou meses), você terá uma noção maior a respeito de quando o seu fluxo ficará negativo e você precisará de dinheiro.

Com essa informação, você pode se antecipar e focar mais nas vendas, por exemplo, ou pode dar um desconto maior para os clientes, pode cortar custos antecipados, negociar com fornecedores, entre outras opções. De maneira geral você estará mais preparado para pensar estrategicamente e não será pego de surpresa.

10.Não deixe o dinheiro parado na conta:

Deixar o dinheiro parado na conta corrente é sinônimo de perder dinheiro. Existem hoje diversas formas de aplicações seguras e com liquidez (você pode resgatar o dinheiro a qualquer momento) que podem ser utilizadas para ter um rendimento financeiro extra, com pouco esforço. Você pode pagar contas menores como estacionamento e gasolina com o dinheiro apenas do rendimento.

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Essas novas gerações vêm modificando e transformando a forma de trabalho nas empresas, a relação e a comunicação entre a equipe e por consequência, a cultura das empresas. Os jovens possuem características específicas que, em um primeiro momento podem parecer ser uma geração difícil de ser liderada, egoístas, com falta de foco, preguiçosos e que podem fazer o que quiserem.

Existem diversos motivos que estão por trás desse novo modo de pensar e agir da geração Z, como um reflexo da criação pelos pais, a facilidade no acesso à informação e comunicação através da internet, entre outros.

Independente do motivo, o mais importante para os empreendedores é entender de fato quais são as características dessa nova geração e como a sua empresa deve se adaptar para aproveitar ao máximo a nova força de trabalho e fazer dela uma vantagem em relação aos seus concorrentes.

Os números da nova geração:

De acordo com uma pesquisa realizada pela consultoria Deloitte, 50% dos jovens da geração Z prezam por flexibilidade em relação a horários ou espaço físico dos locais de trabalho, contra 44% da geração Y; 48% acreditam que oportunidades para continuar aprendendo no trabalho são muito relevantes, contra 44% da geração anterior; e 51% dizem que as recompensas financeiras e benefícios são muito importantes, enquanto era para 63% dos Millenials.

A pesquisa apenas confirma e nos mostra que você como empreendedor precisa estar atento às mudanças e a sua empresa precisa se adaptar as características dos jovens que estão entrando no mercado de trabalho, correndo o risco de ficar desatualizada e atrás dos concorrentes.

Entenda como fazer na prática:

1. Dê aos novos colaboradores um propósito e não um emprego: a nova geração busca trabalhar com algo que tenha um impacto positivo na sociedade, não apenas para gerar um lucro no final do período. Entenda qual é o propósito da sua empresa, quais benefícios o seu produto ou serviço trás para a sociedade; e escreva e deixa claro para todos os colaboradores para que eles saibam e sirva como um compromisso moral.

2. Não tente motivar a sua equipe apenas aumentando o salário: a remuneração não é mais um fator de motivação para os colaboradores. Não importa se você paga mais do que os concorrentes ou se tem benefícios melhores, se o ambiente da sua empresa não estiver alinhado às novas práticas, você provavelmente vai perder colaboradores importantes.

3. Elimine o excesso de burocracia: regras internas são importantes para garantir a execução dos processos, a ordem e a padronização das tarefas, mas fique atento e busque separar as regras necessárias daquelas que não precisariam existir. Dê autonomia e acredite no potencial dos colaboradores para criar processos que possam melhorar a sua operação

4. Dê aos colaboradores o poder de opinarem e demonstrarem o seu ponto de vista: esqueça aquele pensamento “como ainda não possuem experiência, os jovens não sabem do que estão falando”. É extremamente importante que você escute todos os pontos de vista da equipe e mais importante, crie um ambiente em que eles se sintam a vontade e não reprimidos de compartilhar conhecimento e opiniões.

5. Certifique-se e forneça meios para que a equipe esteja sempre aprendendo algo novo: esse é um dos principais fatores que motivam a nova geração. Participe os novos colaboradores de reuniões e discussões para que eles consigam aprender mais sobre as outras áreas da empresa e sobre o seu negócio.

6. Aprecie, reconheça e encoraje os colaboradores mais jovens: assim como qualquer outro colaborador, os jovens também cometem erros ou podem se sentir pouco confiantes no início. Crie um canal de comunicação aberto com eles e faça com que se sintam acolhidos pela empresa

Você pode se surpreender como simples atitudes no dia a dia podem fazer uma grande diferença no resultado da sua empresa!

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Contudo, quando a empresa começa a ganhar corpo, as vendas começam a aumentar e as despesas também, o controle e organização dos processos financeiros podem se tornar complexos, mas serão fundamentais.  É aqui que muitos empresários começam a perder o controle e às vezes o negócio!

Iniciando uma gestão financeira eficaz

Para uma Gestão Financeira eficaz, o ponto de partida é definir objetivos de curto, médio e longo prazo e uma das formas mais eficientes de orientar o empreendedor nesta jornada é através do entendimento dos números. Sem eles, será como navegar em um oceano com mar revolto, sem saber como e para onde está indo.

Algumas informações precisam ser analisadas e medidas constantemente. Algumas ferramentas como Balanço patrimonial, demonstrações de fluxo de caixa e demonstrações do resultado do exercício (DRE) podem gerar uma visão completa da saúde financeira do seu negócio.

É muito importante analisar os principais resultados de um período, como: faturamento, ticket médio, despesas com vendas, despesas gerais, custo fixo, folha de pagamento e principalmente o lucro.

Uma grande armadilha e um erro cometido por muitos, é não saber a diferenciar o que é lucro e o que é caixa.

A utilização do caixa como lucro, pode trazer uma série de problemas, pois esse montante financeiro poderia estar comprometido com obrigações com terceiros e não poderia ser utilizado pelo gestor para outros fins.

Outra análise importante é quanto ao fluxo de caixa, essa demonstração financeira precisa ser gerenciada diariamente, pois será através dela que você conseguirá ter um panorama futuro de todos os recebimentos e pagamentos que a empresa terá nos próximos dias e meses.

Esse controle te ajudará a se preparar antecipadamente para os momentos de alta ou de baixa financeira, evitará a tomada de empréstimos de modo desnecessário e principalmente a aplicação do caixa para que a empresa consiga valorizar ainda mais seu dinheiro através do rendimento deste montante em aplicações.

A organização financeira também pode ser muito importante para ajudar na identificação dos pontos fortes e pontos fracos. Saber, por exemplo, o que mais afeta seu custo é essencial para construir negócios mais sustentáveis e enxutos.

Ainda, é vital o alinhamento e a familiarização com a tecnologia. Nos dias de hoje muitos softwares podem otimizar o tempo da sua equipe e contribuir muito para a organização financeira do seu negócio.

Por fim, após as finanças organizadas é hora de ler os números e aproveitar essas informações de modo estratégico para se diferenciar ou se reinventar.

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Nos estágios iniciais do relacionamento, uma comunicação eficaz garante que seu produto ou serviço atenda às necessidades imediatas do cliente e, conforme o tempo passa, a comunicação com sua base de clientes permite à empresa adaptar seus processos, possibilitando que seus produtos e serviços continuem atendendo às necessidades do mercado.

A comunicação é um valioso recurso para solidificar e reforçar a relação com o cliente em todas as fases da prestação do serviço.

Além disso, quando a comunicação é bem planejada, é uma ferramenta eficaz para gerenciar as expectativas dos clientes e alinhar suas necessidades com as possibilidades de entrega de sua empresa.  É justamente este alinhamento entre expectativas e execução/entrega do produto/serviço que garantirá a redução dos riscos, evitando possíveis transtornos e insatisfações do cliente no futuro.

Planejando as ações de comunicação

Muitas empresas sabem da importância de manter um canal aberto de comunicação com seus clientes, mas não dispõem de um plano de comunicação bem estruturado, indicando como se dará o relacionamento com o cliente e nem que forma ocorrerá a comunicação entre ambos os lados.

É comum observamos diversas situações em que o nível de stress e conflito entre empresa e cliente está em um ponto quase que insustentável, decorrente de ruídos na comunicação e desalinhamento do trabalho. Passam a existir duas visões completamente diferentes a respeito de prazos, escopo e qualidade, que poderiam ser alinhadas através de uma comunicação aberta e constante entre as partes.

Para que as ações de comunicação tenham um resultado positivo, os empresários e gestores devem elaborar um planejamento que descreva quais canais serão utilizados, qual o tipo de mensagem a ser passada e com qual periodicidade tais mensagens serão enviadas aos clientes. Sem esse escopo, as ações se perdem no tempo e o relacionamento com cliente – que era para ser estreitado – acaba se esvaindo, abrindo margem para insatisfações e conflitos na relação

Precisa de ajuda?

Se a sua empresa tem dificuldades em montar um plano de comunicação eficaz, que seja baseado em sistemas de gestão com foco em resultado, fale com a EVO3!

Nossa equipe de especialistas atua de forma alinhada com nossos clientes e suas demandas, sempre com o objetivo de assessorá-las no aperfeiçoamento dos seus modelos de gestão, inclusive de comunicação.

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Em vez disso, atualmente muitas organizações tendem a se concentrar apenas no desenvolvimento de produtos e processos com o objetivo de obter reconhecimento da marca e lucros de curto prazo, mas esquecem que a gestão com foco no cliente também determina o sucesso da empresa a longo prazo.

Clientes satisfeitos através de um produto de qualidade e um bom atendimento são mais propícios a se tornarem fiéis à marca e potenciais indicadores para conhecidos. A empresa consegue aumentar o seu faturamento e, ao mesmo tempo, diminuir o custo de aquisição de novos clientes.

Por que a gestão com foco no cliente é tão importante?

Ser mais focado no cliente –  fornecendo serviços, produtos e atendimento de qualidade – está se tornando uma vantagem competitiva e um diferencial de desempenho para as organizações. Isso fortalece os negócios à medida em que alavanca a conquista de clientes em um ambiente extremamente competitivo nos dias atuais.

É fácil imaginar o quanto uma empresa perde quando um cliente é tratado de forma a não atender suas expectativas. Vamos analisar alguns prejuízos que podem ocorrer:

• Uma oportunidade de ganhar um cliente fiel foi desperdiçada – perda de lucro potencial no futuro;
• A situação tornou-se motivo para a anti promoção da empresa, embora ela pudesse ter se tornado uma boa recomendação “boca a boca” – oportunidade perdida de aumentar o número de clientes potenciais por meio de um cliente satisfeito;
• Atrair novos clientes tomará mais tempo e custará mais dinheiro – o cliente insatisfeito fala sobre suas experiências para seis pessoas em média, por isso será mais difícil convencê-las a usar os serviços da empresa;
• A empresa provavelmente gastou muito dinheiro na criação da imagem – como resultado da situação, o dinheiro gasto em atrair um cliente foi desperdiçado;

Nesta situação a empresa sofre perdas significativas, financeiras e não financeiras.

E uma das formas de evitar todos esses contratempos é investindo no treinamento da equipe  e melhorando os processos internos, voltados para garantir um bom atendimento.

Treinamento e capacitação da equipe para garantir um bom atendimento

A excelência em atendimento ao cliente não exige grandes investimentos, mas sim a atenção e disposição dos gestores em criar uma cultura onde todos entendem a importância e sabem como contribuir para um bom atendimento.

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Contudo, por vezes, o fracasso e as situações adversas surgem na nossa vida pessoal e profissional como forma de nos fazer criar novos caminhos e superar obstáculos.

Para transformar o problema em uma oportunidade – obtendo o sucesso e o crescimento mesmo em tempos difíceis – o primeiro passo é se concentrar em maneiras de resolver os obstáculos, começado a busca pela causa raiz do problema.

Enquanto alguns gestores perdem tempo procurando por soluções temporárias e paliativas para amenizar os “sintomas” da perda da produtividade, do aumento dos custos ou da falta de motivação dos funcionários, outros investem suas energias na estruturação de um planejamento eficaz, que pesquise a fundo as verdadeiras causas de todos esses “males” que comprometem o crescimento dos negócios.

Não pergunte “quem”, pergunte “o que”

Quando as coisas não funcionam conforme o esperado no mundo dos negócios, é comum observarmos gestores que buscam resolver o problema procurando culpados ao invés de fazer uma análise para entender a fundo a origem desses problemas.

Isso significa substituições de funcionários, demissões, novas contratações, mais desperdício de tempo e de dinheiro com processos seletivos, treinamentos, etc.

Talvez seja a hora de repensar os processos internos organizacionais, buscando adaptações à nova realidade da empresa do seu segmento de atuação. Muitas vezes a solução dos problemas não está em procurar culpados e sim focar na melhoria dos processos e políticas internas.

É importante entender e definir quais processos são relevantes para a sua empresa, mapeando todos eles de acordo com uma visão estratégica dos seus negócios. A tarefa pode ser apoiada na contratação de uma consultoria externa.

Formada por profissionais capacitados e que tenham um olhar mais “limpo” sobre seus processos e a forma de otimizá-los.

Melhoria de Processos com a EVO3

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Em verdade, as opiniões dos seus clientes são e sempre serão altamente valiosas, assim como as necessidades deles certamente são importantes. Mas só porque um cliente quer ou espera algo, não significa que você não tem outra escolha a não ser entregar o que ele espera de você.  

Priorizando as necessidades de cada um

Priorizar todas as demandas vindas dos seus clientes requer reflexão, reflexão leva tempo. Mas, atualmente, grande parte dos gestores e donos de empresas estão ocupados demais com inúmeras tarefas assumidas na condução dos negócios. Para “facilitar” o andamento das atividades e não perder oportunidades em um cenário global tão concorrido, eles assumem como padrão o famoso “sim”. Dizer sim a solicitações parece mais seguro, evita conflitos e leva menos tempo do que pausar para decidir se a solicitação é realmente importante.

Isso também impede que empreendedores sejam os líderes que precisam ser e possam tomar decisões com total controle da situação, sem sofrer influências de outros stakeholders.

A arte de dizer “não” sem contrariar

Especialmente para as empresas mais jovens, que ainda estão se estabelecendo no segmento onde atuam, dizer “sim” em qualquer ocasião pode ser um fator decisivo para levar seus negócios por diferentes direções quando sua organização só tem tempo, energia e recursos para percorrer apenas um desses caminhos. Em última análise, isso cria distrações que podem impedir uma empresa – e seu CEO – de se concentrar nas diretrizes que realmente importam.

Por outro lado, isso não significa que os gestores e empresários devam começar a dizer não a tudo. E mesmo quando chegar a hora de negar algo a seu cliente, isso não precisa ser feito de forma conflitante.  No mundo dos negócios, o “não” deve sempre ser complementado com uma explicação honesta e justa. Isso significa transmitir ao seu cliente porque tomou sua decisão ou porque não entregou o que foi solicitado. Para poder dizer “não” a um cliente em potencial ou parceiro de negócios, espelhe-se em alguns critérios importantes:

• Primeiro, certifique-se de realmente entender o que eles estão pedindo. Faça perguntas e ouça atentamente suas respostas. Caso contrário, eles terão a impressão de que você não deu o devido foco e simplesmente pulou para o “NÃO”.
• Explique clara e pacientemente o motivo de não poder atender a solicitação do seu cliente nos negócios. Se as necessidades do cliente não estão alinhadas com o know-how da sua equipe, deixe isso claro. Se o cliente espera algo que não está dentro das diretrizes éticas e técnicas de sua empresa, explique isso também.
• Relacione-se com seu cliente no sentido comercial. Em outras palavras, você pode dizer algo como: “Certamente você tem clientes pedindo coisas que não fazem sentido para o seu negócio, então espero que você entenda a minha decisão”.
  
• Peça-lhes compreensão e apoio no futuro. Isso permitirá que você e a pessoa com quem está falando encerrem o problema e sigam em frente.
• Se não puder atender seu cliente em determinada demanda, ofereça a ele outra opção. Não diga simplesmente “não posso fazer”. Em vez disso, apresente a ele outras soluções que sua empresa julga mais viáveis, que certamente vão atender aos interesses dele, sem comprometer sua capacidade de produção e de entrega.

Acredite: dizer “não” é mais fácil do que parece e não será motivo suficiente para perder clientes ou a credibilidade. Busque a excelência em seus produtos e serviços, foque no planejamento, na produção, no desenvolvimento dos processos de sua empresa e na motivação de sua equipe.  E se preciso for, busque a expertise de consultorias especializadas em gestão, como a Evo3.

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