Comandar uma empresa sem analisar indicadores é como dirigir um automóvel sem saber a velocidade e o nível do combustível: o objetivo final até pode ser atingido, mas o risco, a incerteza e a ineficiência do processo passam a ser muito maiores.
Os indicadores nas empresas são de extrema importância para que os gestores consigam acompanhar o desempenho e o grau de eficiência da operação. Muitas vezes eles são tratados como aspectos burocráticos e sem finalidade, mas na maioria dos casos, esses aspectos estão ligados a indicadores mal utilizados e pouco confiáveis.
A tomada de decisão, a partir de indicadores eficientes, provenientes de bases de dados corretas, se dá de maneira mais rápida e assertiva, contribuindo para o atingimento das metas e objetivos. É por essa razão que esse tema deve ser tratado com extrema relevância na gestão das empresas.
Existem alguns erros que as empresas cometem ao definir e gerenciar os indicadores, abaixo estão os principais:
• Indicadores pouco relevantes: desperdício de tempo e esforço para o controle e análise de indicadores que trazem pouca informação e não auxiliam na tomada de decisão dos gestores;
• Falta de visão sistêmica (correlação entre os indicadores): não existe uma visão de indicadores como um todo, mas sim a análise de números separados;
• Confiabilidade da base de dados;
• Disponibilidade dos números: existe uma demora, por alguns motivos, no fechamento e divulgação dos dados, que atrapalha no controle;
• Inconsistência dos números: não existe um padrão proveniente dos números, dificultando qualquer conclusão ou análise;
• Preenchimento manual da base de dados: maior chance de erros humanos;
• Muitos indicadores: um número grande de indicadores muitas vezes atrapalha a análise, pois acaba desviando a atenção daqueles que de fato são os mais relevantes.
Para definirmos os indicadores, é importante ter em mente que existem dois tipos de indicadores, descritos abaixo:
Indicadores de Tendência: são aqueles que traduzem os números ao longo de um processo ou ação. Os indicadores do funil de vendas, como por exemplo número de propostas enviadas, quantidade de clientes em negociação, são exemplos de indicadores de tendência.
Indicadores de Resultado: são aqueles que expressam o objetivo final de determinada ação ou processo, como por exemplo a quantidade de vendas efetivas realizadas pela equipe em determinado mês.
Existem diversos casos, como por exemplo uma análise a respeito do nível de capacitação da equipe, onde é difícil de ser medido através de indicadores de resultado. Para facilitar a análise, utilizamos apenas os indicadores de tendência, que nos dão uma informação mais próxima da realidade.
Nesse caso, um possível indicador de tendência seria a quantidade de horas de treinamento da equipe, enquanto um indicador de resultado seria o conteúdo aprendido e absorvido pela equipe durante o treinamento.
Segue abaixo as principais características que um bom indicador deve ter:
• Simples e em uma quantidade pequena, capaz de ser compreendido e analisado pela equipe;
• Consistente com as estratégias da empresa ou da área;
• Compreendido e aceito por todos colaboradores envolvidos;
• Flexível caso seja necessário alguma modificação;
• Orientador do comportamento esperado;
• Passível de comprometimento por quem irá tomar as decisões e ações baseadas em sua análise.
Para o detalhamento do indicador é necessário:
• Nome do indicador;
• Fórmula;
• Definições e fontes de dado;
• Unidade do indicador;
• Segmentação;
• Frequência de atualização;
• Dia de medição;
• Polaridade;
• Régua de cores;
• Responsável pelo acompanhamento;
• Responsável pelo indicador.
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