Bom, um primeiro passo é termos em mente que planejamentos financeiros não são realizados com o intuito de adivinharmos o futuro. O planejamento financeiro é realizado pelas empresas com o objetivo de entender quais são os diferentes cenários em que a empresa pode se ver no futuro, mas principalmente como deve ser a sua estrutura financeira para cada um dos cenários.

Em outras palavras, as empresas conseguem antecipar as decisões estratégicas e transformar as premissas levantadas nas análises de cenários em metas operacionais para a equipe. Independente se as metas forem atingidas ou não, com o planejamento financeiro os empreendedores saberão quais serão as consequências desses resultados para o seu negócio e o que deve ser ajustado em cada situação para que não tenha prejuízos.

Para realizar um bom planejamento financeiro, podemos seguir as seguintes etapas:

1. A primeira parte para realizar um planejamento financeiro é levantar e analisar o histórico dos dados financeiros, ou seja, entender onde estávamos e onde estamos atualmente. O ideal é levantar um histórico de, no mínimo 2 anos para trás.

2. É importante classificar os lançamentos em categorias e centros de custos, pois dessa forma a análise passa a ser mais específica para cada segmento da empresa. (se você quiser saber mais sobre como criar as classificações, olhe no texto x no nosso blog)

3. A segunda parte é pensar e refletir quais são os objetivos financeiros da empresa de curto, médio e longo prazo. Comece de trás para frente, defina quanto você gostaria ter de lucro num cenário otimista, realista ou pessimista

4. A terceira etapa é a mais importante: de acordo com as 3 linhas de lucro que você imaginou, através de premissas, pense como deveria ser a estrutura da sua empresa para que você consiga atingir cada uma das linhas de lucro, ou seja, quantos funcionários deve ter, qual deve ser o custo com matéria-prima, equipamentos, aluguel entre outros. Separe todos esses custos também de acordo com a classificação de categoria e centro de custo

5. Na quarta etapa é necessário calcular a receita que a sua empresa deve ter para cobrir todos os custos levantados nos diferentes cenários e ainda ser suficiente para atingir o lucro sugerido no primeiro momento

6. Por fim, busque opiniões de pessoas de fora da empresa, que possam validar e criticar o planejamento e as suas premissas. Eles podem ver coisas que você, por estar tão dentro da operação, não perceba.

As empresas que conseguem seguir todos esses passos, criando os três cenários e as diferentes estruturas de custo e receita para cada um deles, passam a ter uma visão ampla sobre a empresa e conseguem tomar decisões mais rápidas e assertivas no dia-a-dia.

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Entenda como fazer na prática:

1.Organize suas finanças pessoais:

Para alguns empreendedores, a desorganização financeira pessoal gera desorganização financeira no negócio. Estipular uma meta precisa para seus gastos pessoais, fará com que seu pró-labore (salário do empresário) seja projetável e este é o primeiro passo para a organização financeira. Os gastos pessoais e os gastos da empresa em pequenos negócios são interligados e a desorganização de um pode afetar o outro.

Portanto, controle seus gastos pessoais para controlar os gastos da empresa. Atualmente, muitos aplicativos podem ajudar nesta organização e talvez, também te ajude a evitar muitos gastos desnecessários. Confira em nosso blog o artigo com 5 aplicativos sobre finanças pessoais.

2. Separe suas contas PJ e PF

Alguns empresários no inicio do negócio não se atentam quanto a importância da separação da conta de pessoa física e de pessoa jurídica. Misturar essas duas contas tornará o controle financeiro da sua empresa ainda mais difícil. Em muitos casos é o inicio de uma grande confusão financeira, além de gerar riscos fiscais e prejuízos financeiros.

3.Defina ferramentas adequadas:

A escolha de uma bora ferramenta para gestão das finanças é essencial. Tenha uma ferramenta adequada e segura para o controle dos pagamentos e recebimentos. Atualmente existem diversos softwares que permite seu time financeiro controlar as finanças da empresa de maneira fácil, eficiente e segura.

4.Contabilize tudo:

Aqueles custos menores que parecem insignificantes e que em teoria não precisam ser controlados, como estacionamento, padaria e café, podem ser o muito mais relevantes do que você imagina. É fundamental que todos os pagamentos e recebimentos sejam contabilizados e classificados por centros de custo, desta forma, você saberá qual a área da sua empresa está ofendendo mais o seu lucro.

5.Crie uma rotina:

Criar hábitos e rotinas semanais pode contribuir muito para a seu controle financeiro. Garantir que a equipe financeira tenha uma rotina organizada e disciplinada é fundamental para que as outras áreas da empresa possam respeitar a programação do departamento. Dividir os dias da semana por tarefas, sabendo gerenciar melhor o tempo e as prioridades também farão com que seu time seja mais eficiente.

6. Cuidado com um ambiente barulhento:

A equipe financeira deve ser composta por pessoas organizadas, atenciosas e que precisam estar concentradas na maior parte do tempo para que o processo seja realizado de forma eficiente e com qualidade; qualquer erro dentro da área financeira pode representar uma perda de dinheiro significativa. Um ambiente de trabalho tumultuado e bagunçado pode influenciar na distração da equipe financeira, portanto é essencial ter um ambiente propicio que facilite a função

7. Faça projeções:

Entender os diferentes cenários em que a sua empresa pode estar no futuro e criar projeções financeiras pode te ajudar a se preparar para eventuais momentos críticos ou se antecipar em relação a possíveis investimentos. O objetivo de fazer projeções não é prever o futuro, mas sim estar capacitado e ter uma estratégia definida para cenários otimistas e pessimistas.

8.Cuidado com as despesas fixas:

A conta é simples: quanto mais despesa fixa a sua empresa tiver, maior vai ser o seu ponto de equilíbrio (break-even), ou seja, maior deve ser o seu faturamento para que você não tenha prejuízo. Portanto tome cuidado para assumir compromissos com pagamentos que possam aumentar a sua despesa fixa, principalmente aquelas que não geram valor para os seus clientes.

Nesse caso, você ficará ainda mais pressionado para aumentar o seu faturamento, o que pode aumentar o seu stress, preocupação e qualidade de vida.
Sempre que possível, busque opções variáveis de custo, que podem variar de acordo com a demanda; isso pode ajudar a sua empresa ter um resultado melhor nos cenários mais negativos

9.Fique de olho no caixa:

Uma das piores coisas para o empreendedor é não ter dinheiro em caixa para pagar suas contas no curto prazo. Não ter dinheiro implica em pegar empréstimos em bancos, com taxas de juros altíssimas, deixar de pagar contas (que também geram juros altos), entre outras alternativas, que no fim das contas geram dor de cabeça e perda de dinheiro.

Portanto, acompanhar o fluxo de caixa é uma das principais tarefas de todos os gestores. Se você tiver as projeções de todas as entradas e saídas para os próximos dias (ou meses), você terá uma noção maior a respeito de quando o seu fluxo ficará negativo e você precisará de dinheiro.

Com essa informação, você pode se antecipar e focar mais nas vendas, por exemplo, ou pode dar um desconto maior para os clientes, pode cortar custos antecipados, negociar com fornecedores, entre outras opções. De maneira geral você estará mais preparado para pensar estrategicamente e não será pego de surpresa.

10.Não deixe o dinheiro parado na conta:

Deixar o dinheiro parado na conta corrente é sinônimo de perder dinheiro. Existem hoje diversas formas de aplicações seguras e com liquidez (você pode resgatar o dinheiro a qualquer momento) que podem ser utilizadas para ter um rendimento financeiro extra, com pouco esforço. Você pode pagar contas menores como estacionamento e gasolina com o dinheiro apenas do rendimento.

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Contudo, quando a empresa começa a ganhar corpo, as vendas começam a aumentar e as despesas também, o controle e organização dos processos financeiros podem se tornar complexos, mas serão fundamentais.  É aqui que muitos empresários começam a perder o controle e às vezes o negócio!

Iniciando uma gestão financeira eficaz

Para uma Gestão Financeira eficaz, o ponto de partida é definir objetivos de curto, médio e longo prazo e uma das formas mais eficientes de orientar o empreendedor nesta jornada é através do entendimento dos números. Sem eles, será como navegar em um oceano com mar revolto, sem saber como e para onde está indo.

Algumas informações precisam ser analisadas e medidas constantemente. Algumas ferramentas como Balanço patrimonial, demonstrações de fluxo de caixa e demonstrações do resultado do exercício (DRE) podem gerar uma visão completa da saúde financeira do seu negócio.

É muito importante analisar os principais resultados de um período, como: faturamento, ticket médio, despesas com vendas, despesas gerais, custo fixo, folha de pagamento e principalmente o lucro.

Uma grande armadilha e um erro cometido por muitos, é não saber a diferenciar o que é lucro e o que é caixa.

A utilização do caixa como lucro, pode trazer uma série de problemas, pois esse montante financeiro poderia estar comprometido com obrigações com terceiros e não poderia ser utilizado pelo gestor para outros fins.

Outra análise importante é quanto ao fluxo de caixa, essa demonstração financeira precisa ser gerenciada diariamente, pois será através dela que você conseguirá ter um panorama futuro de todos os recebimentos e pagamentos que a empresa terá nos próximos dias e meses.

Esse controle te ajudará a se preparar antecipadamente para os momentos de alta ou de baixa financeira, evitará a tomada de empréstimos de modo desnecessário e principalmente a aplicação do caixa para que a empresa consiga valorizar ainda mais seu dinheiro através do rendimento deste montante em aplicações.

A organização financeira também pode ser muito importante para ajudar na identificação dos pontos fortes e pontos fracos. Saber, por exemplo, o que mais afeta seu custo é essencial para construir negócios mais sustentáveis e enxutos.

Ainda, é vital o alinhamento e a familiarização com a tecnologia. Nos dias de hoje muitos softwares podem otimizar o tempo da sua equipe e contribuir muito para a organização financeira do seu negócio.

Por fim, após as finanças organizadas é hora de ler os números e aproveitar essas informações de modo estratégico para se diferenciar ou se reinventar.

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Em vez disso, atualmente muitas organizações tendem a se concentrar apenas no desenvolvimento de produtos e processos com o objetivo de obter reconhecimento da marca e lucros de curto prazo, mas esquecem que a gestão com foco no cliente também determina o sucesso da empresa a longo prazo.

Clientes satisfeitos através de um produto de qualidade e um bom atendimento são mais propícios a se tornarem fiéis à marca e potenciais indicadores para conhecidos. A empresa consegue aumentar o seu faturamento e, ao mesmo tempo, diminuir o custo de aquisição de novos clientes.

Por que a gestão com foco no cliente é tão importante?

Ser mais focado no cliente –  fornecendo serviços, produtos e atendimento de qualidade – está se tornando uma vantagem competitiva e um diferencial de desempenho para as organizações. Isso fortalece os negócios à medida em que alavanca a conquista de clientes em um ambiente extremamente competitivo nos dias atuais.

É fácil imaginar o quanto uma empresa perde quando um cliente é tratado de forma a não atender suas expectativas. Vamos analisar alguns prejuízos que podem ocorrer:

• Uma oportunidade de ganhar um cliente fiel foi desperdiçada – perda de lucro potencial no futuro;
• A situação tornou-se motivo para a anti promoção da empresa, embora ela pudesse ter se tornado uma boa recomendação “boca a boca” – oportunidade perdida de aumentar o número de clientes potenciais por meio de um cliente satisfeito;
• Atrair novos clientes tomará mais tempo e custará mais dinheiro – o cliente insatisfeito fala sobre suas experiências para seis pessoas em média, por isso será mais difícil convencê-las a usar os serviços da empresa;
• A empresa provavelmente gastou muito dinheiro na criação da imagem – como resultado da situação, o dinheiro gasto em atrair um cliente foi desperdiçado;

Nesta situação a empresa sofre perdas significativas, financeiras e não financeiras.

E uma das formas de evitar todos esses contratempos é investindo no treinamento da equipe  e melhorando os processos internos, voltados para garantir um bom atendimento.

Treinamento e capacitação da equipe para garantir um bom atendimento

A excelência em atendimento ao cliente não exige grandes investimentos, mas sim a atenção e disposição dos gestores em criar uma cultura onde todos entendem a importância e sabem como contribuir para um bom atendimento.

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Dinheiro em caixa é sinônimo de poder. E talvez você só perceba quando precisar.

Você já deve ter escutado em algum blog ou artigo a frase “o caixa é rei”, mas o que você não sabe é o tamanho dos benefícios que um caixa reforçado pode gerar para você e para a sua empresa.

Independente do ambiente econômico em que a companhia esteja inserida, seja em uma recessão ou em um momento de expansão e crescimento, o dinheiro em caixa permite que a sua empresa esteja apta a aproveitar as oportunidades ou se prevenir contra ameaças externas e internas, garantindo a perenidade e o crescimento sustentável ao longo do tempo.

Abaixo estão os 5 principais benefícios do Caixa:

• Aproveitando as oportunidades: eventualmente a sua empresa encontrará alguma oportunidade de crescimento, seja através da realização de um projeto interno, desenvolvimento de um novo produto, compra de uma empresa, automatização dos processos, entre outras. Independente de qual for a estratégia de crescimento, o que todas as opções têm em comum é a necessidade de investimento de capital. O desembolso de recursos monetários é praticamente uma regra quando as empresas buscam se desenvolver e crescer. Existem algumas formas de se obter esses recursos, como por exemplo empréstimos e financiamentos, aportes de investidores, entre outras opções, porém em diversos casos a melhor e mais eficaz opção é a utilização da reserva de caixa da empresa;

• Se prevenindo em momentos de recessão: o Brasil vem atravessando, nos últimos dois anos, um momento de recessão considerado o pior da história do país. Durante esse período, uma das principais consequências foi o aumento do desemprego, queda na renda das famílias e, por consequência, diminuição do consumo. As empresas que não estavam preparadas para enfrentar a crise e não tinham um caixa reforçado, muito provavelmente viram seu desempenho piorar e, com a queda nas vendas, tiveram dificuldade em pagar os seus custos fixos e varáveis, aumentando o seu passivo e gastando mais com juros e multas de atrasos, ou até mesmo, sendo obrigados a fechar a empresa;

• Maior poder de barganha: o dinheiro em caixa permite às empresas que tenham um maior poder de barganha com os seus stakeholdes. Não é comum vermos casos em que os donos se veem nas mãos de funcionários com mal comportamento e desempenho, apenas pelo motivo de não terem dinheiro para fazer a demissão. Em outros casos, a reserva financeira possibilita que a empresa compre e realize negociações com fornecedores com maior eficiência;

• Ganhos financeiro: a reserva de capital financeiro garante a empresa a possibilidade de se obter ganhos com aplicações e rendimentos. Apesar de não estar ligada à operação, a receita financeira aumenta o lucro líquido e ajuda a pagar os custos ou até mesmo aumenta a reserva;

•  Tranquilidade e segurança: o caixa reforçado também garante benefício para os empreendedores, uma vez que o risco acaba se tornando menor e a sensação de segurança prevalece. Dessa forma os empreendedores conseguem ter uma vida social benéfica, com menos stress e conseguindo se programar financeiramente para os planos futuros.

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