As reuniões acontecem pelos mais variados motivos e objetivos e, se realizadas de forma eficiente, ajudam na comunicação entre os colaboradores, na resolução de problemas, na aprovação de projetos e no acompanhamento das tarefas, mas na prática o que podemos observar é que esses objetivos dificilmente são alcançados. As reuniões deixam de ser produtivas e passar a ser ineficientes por diversos motivos e essa deficiência traz resultados negativos para as empresas, como por exemplo, a desmotivação dos colaboradores, que ficam desacreditados e saem com um sentimento de que, mais uma vez, nada foi resolvido e aquele tempo seria muito mais útil caso estivesse realizando outras tarefas.

Para tornar as reuniões mais produtivas e eficientes, segue abaixo uma lista com as principais tarefas a serem realizadas antes, durante e depois das reuniões. Seguindo essa lista, um gestor será capaz de motivar os funcionários, resolver problemas de forma eficiente e melhor a comunicação entre os colaboradores.

Antes da reunião:

• Determinar se, de fato, a reunião é necessária. Identificar quais seriam as consequências para a equipe e para a empresa caso ela não fosse realizada e quais os benefícios que ela traria;

• Determinar o objetivo da reunião: identificar claramente o objetivo da reunião é essencial como base de avaliação se, ao final da reunião, ela realmente foi útil e produtiva;

• Determinar quem precisa participar da reunião. O ideal é convocar os colaboradores que de fato são interessados ao assunto, para não sobrecarregar a sala de reuniões e diminuir a produtividade da equipe;

• Distribuir a programação da reunião para os participantes, contendo o objetivo, os tópicos a serem abordados e o cronograma de horários;

• Preparar recursos áudio visuais. A utilização de apresentações durante a reunião ajuda na condução e organização dos tópicos a serem tratados. Apresentações bem estruturadas e organizadas facilitam na compreensão dos temas.

Durante a reunião:

• Começar a reunião no horário marcado. Além de manter o profissionalismo, seguir os horários acordados é um sinal de respeito aos colaboradores;

• Solicitar para que sejam desligados os aparelhos eletrônicos, caso não seja necessário a sua utilização;

• Revisitar o objetivo da reunião;

• Dar um bom andamento na reunião, incentivando a participação dos colaboradores mais tímidos, limitando a discussão daqueles que costumar se estender ou interferem acima do ideal, controlando interrupções e conversas entre indivíduos, sem envolver os outros participantes, resumindo as discussões e conduzindo para o próximo tópico;

• Resumir os planos definidos, com as tarefas, responsáveis e prazos;

• Comentar sobre os próximos passos e a necessidade de futuras reuniões, para organização e planejamento pessoal dos envolvidos.

Após a reunião:

• Redigir documento com todas as ações definidas, de forma resumida e enviá-las para todos os convidados da reunião, independente de terem ou não participado.

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